Foire aux questions

Comment faire pour copier un projet ?

En fait plutôt que de copier un projet, vous pouvez créer un modèle de projet que vous pourrez ensuite réutiliser autant de fois que vous le souhaitez. Grâce à cette fonctionnalité très simple d'utilisation, vous évitez de re-saisir toutes les activités et tâches.

Allez dans la liste des projets en cliquant sur l'onglet "Projets". Puis cliquez sur l'icône qui ouvre le menu d'actions devant le nom d'un projet et choisissez l'action "Créer un modèle". Dans le dialogue, tapez le nom du nouveau modèle et validez.

Le modèle sera créé par copie du projet sélectionné. Toutes les données relatives au projet seront copiées : activités (y compris dates et heures affectées), tâches, jalons, wiki. Les documents seront uniquement copiés si vous cochez l'option correspondante dans la boîte de dialogue de confirmation. Les membres de l'équipe seront transformés en membres virtuels dans le nouveau modèle. Dans le modèle, le planning sera une copie exacte du planning du projet original, sauf que le pourcentage de réalisation sera forcé à 0.

Vous pouvez alors créer un nouveau projet à partir de ce nouveau modèle.

Où et comment puis-je archiver mes projets ?

Cliquez sur l'onglet "Projets" pour voir la liste de tous les projets ouverts et clos. Si un projet est terminé, vous pouvez l'archiver en cliquant sur le menu d'actions devant le nom du projet et en choisissant l'action "Clore". Le projet sera automatiquement déplacé dans la liste des projets clos. Toutes les activités, tâches, jalons, documents, pages wiki... sont conservés et si vous le souhaitez vous pouvez ré-ouvrir le projet.

Pour utiliser le contenu d'un projet clos dans un nouveau projet, vous pouvez créer un modèle. Plus d'infos sur les modèles dans le Manuel utilisateur

Si vous n'avez plus besoin des données d'un projet, vous pouvez le supprimer.
Popur supprimer un projet, vous devez d'abord le clore en choisissant l'action "Clore" dans le menu d'actions dans la liste des projets, ou en cliquant sur le lien "Clore le projet" dans la page de synthèse du projet.
Une fois le projet clos, cliquez sur le menu d'actions devant le projet dans la liste des projets et sélectionnez l'action "Supprimer".
Notez bien qu'une fois qu'un projet a été supprimé, cette suppression est irréversible. Toutefois l'équipe du support Planzone offre un service payant pour restaurer un projet supprimé. En cas de besoin, veuillez nous contacter.

Peut-on avoir plusieurs listes de tâches ?

Dans Planzone, le moyen d'organiser les tâches d'un projet est de les regrouper par activité. Un projet peut être découpé en plusieurs activités, qui elles-mêmes peuvent être découpées en sous-activités, et ainsi de suite. Dans l'onglet "Tâches" d'un projet, vous pouvez voir la structure des activités dans le panneau de gauche. Quand vous sélectionnez une activité dans ce panneau, vous voyez dans la partie droite la liste des tâches associées à l'activité sélectionnée (et à ses sous-activités). Vous pouvez associer une tâche à une autre activité par un simple glisser-déplacer depuis la liste de tâches (à droite) vers le panneau des activités (à gauche).

Puis-je voir la liste des tâches assignées à un membre de l'équipe ?

Oui. Cliquez sur "Recherche par assigné" (devant la boîte de recherche en haut à droite). Puis cliquez dans le champ de saisie et choisissez un membre de l'équipe dans la liste déroulante.

Quand dois-je activer les dépendances inter-activités ?

Cette fonctionnalité est utilisée dans le cas où toutes les sous-activités d'une même activité parente ont des dépendances de type "fin-début". Cela signifie qu'une sous-activité ne peut pas commencer tant que la précédente n'est pas terminée. Si tel est le cas, il suffit d'appliquer l'action "Planifier en séquence" sur l'activité parente.

Si la date de fin d'une sous-activité est décalée, les sous-activités suivantes seront automatiquement décalées en cascade.

Mes données sont-elles en sécurité lorsqu’elles sont stockées sur Planzone ?

Vous pouvez compter sur Planzone pour avoir accès à votre espace de travail et vos données de manière fiable et sécurisée. Ce site fait usage d’une encryption SSL 256 bits, et les données font l’objet d’une sauvegarde régulière. Souvenez-vous que votre login et votre mot de passe Planzone sont personnels, et que les utilisateurs doivent donc assurer leur confidentialité.

Puis-je importer un planning à partir d'un fichier Microsoft Project ?

Oui. Quand vous créez un projet, vous pouvez choisir l'option "Importer un fichier Microsoft Project" et fournir un fichier MPP ou MPT. Utilisez cette option pour pré-remplir votre planning avec des informations de planification extraites de Microsoft Project. Vous pouvez charger n'importe quel fichier MPP ou MPT, enregistré au format "Microsoft Office Project 2007" ou "Microsoft Project 2000-2003". Ce fichier ne doit pas être protégé par un mot de passe.

Les tâches dans le fichier MPP/MPT seront importées sous la forme d'activités dans le planning du projet. Les tâches en dessous du niveau 5 seront ignorées. Les tâches marquées comme jalons seront importées comme de vrais jalons.

Les ressources dans le fichier MPP/MPT seront importées sous la forme de membres virtuels de l'équipe du projet. Et leurs affectations seront également importées

Pourquoi est-ce que je reçois un avertissement de format incorrect quand j'essaie d'importer un fichier Microsoft Project ?

Quand vous créez un projet et que vous choisissez l'option "Importer un fichier Microsoft Project", vous devez fournir un ficher MPP/MPT. Quand vous cliquez sur "Suivant", le format de ce ficher est vérifié. C'est nécessaire car, si vous vous êtes trompé de fichier, vous n'aimeriez pas attendre la fin de la procédure de création pour qu'on vous dise que le format du fichier est incorrect.

Cependant ce contrôle préliminaire de format du fichier ne fonctionne que si les extensions de fichier MPP/MPT sont reconnues par votre système. En général ce n'est le cas que si vous avez installé Microsoft Project sur votre ordinateur. Donc si vous chargez un fichier MPP/MPT depuis un ordinateur sur lequel Microsoft Project n'est pas installé, vous allez vraisemblablement recevoir le message d'avertissement sur le format de fichier, mais vous pouvez ignorer cet avertissement si vous êtes sûr du format de votre fichier.

Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place le planning d'un projet ?

Par défaut à la fin de la procédure de création de projet, vous êtes redirigé vers la page "Planning / Echéancier" du projet. Nous vous conseillons de commencer par cette page pour élaborer le planning de votre projet, avec les étapes suivantes :

Décomposez votre projet en activités
L'outil de planification est conçu pour vous permettre de décomposer votre projet en activités (et sous-activités si nécessaire) et afficher une projection dans le temps de votre projet. Il s'agit d'organiser votre projet en définissant les grandes phases du projet, en restant à un niveau assez élevé qui correspond à ce que vous voulez communiquer à votre patron, vos collègues ou votre client. Commencez par définir ces grandes phases, vous pourrez toujours les détailler plus tard.

Estimez les dates et la durée des activités
Créez votre planning en ajoutant des activités et en estimant leurs dates de début et de fin.

Modifiez et réorganisez les activités
OUne fois qu'une activité est créée, vous pouvez changer ses dates, ainsi que toutes les informations de détail de cette activité, en cliquant sur le nom de l'activité. Cliquez sur l'icône à gauche du nom de l'activité pour déplacer l'activité vers le haut ou vers le bas.

Choisissez une échelle de temps
La vue "échéancier" offre une vision globale de votre projet sur une période donnée. Vous pouvez changer l'échelle de temps et utiliser les flèches de navigation pour afficher la période que vous souhaitez.

Contrôlez l'avancement
Vous pouvez suivre l'avancement de votre projet en saisissant un "pourcentage de réalisation" sur chaque activité. Cet avancement sera visualisé dans la vue "échéancier" sur la barre qui représente la durée de l'activité.

Planifiez vos ressources
Si vous souhaitez aller plus loin dans la planification des ressources, vous pouvez affecter une charge de travail (exprimée en heures) à des ressources sur les activités du projet. Ces ressources sont les membres de votre équipe projet, mais aussi toute autre ressource que vous pouvez définir dans la section "Annuaire" du menu principal. La charge affectée peut être comparée à la disponibilité des ressources, ce qui permet de garantir un planning plus réaliste. Vous (ou les membres de l'équipe) pouvez ensuite suivre l'avancement de chaque ressource sur chaque activité, en saisissant un "% réalisé". Cet avancement sera automatiquement consolidé jusqu'au niveau le plus haut du projet. Et bien sûr vous pouvez à tout moment ré-estimer la charge affectée ou réaffecter les activités à d'autres ressources. Pour toutes ces actions, ouvrez la page "Détail d'une activité" en cliquant sur le nom de l'activité.

Mais avant tout, cliquez sur le bouton "Créer une nouvelle activité" pour saisir la première activité de votre projet !

Qu'est-ce qu'un mot-clé et à quoi cela sert-il ?

Un mot-clé est un mot (ou une expression) associé à un document qui peut être utilisé pour rechercher le document. Pour ajouter un mot-clé à un document, cliquez sur le titre du document dans la liste pour accéder à la page des informations détaillées de ce document. Dans la section "Mots-clés", tapez votre mot-clé dans la boîte de saisie et cliquez sur "Ajouter le mot-clé" (ou la touche [Entrée] du clavier) pour enregistrer le mot-clé. Vous pouvez saisir une expression contenant plusieurs mots, et elle sera considérée comme un seul mot-clé.

Dès que vous cliquez dans la boîte de saisie du mot-clé, les mots-clés déjà utilisés pour des documents du même projet apparaissent dans une liste déroulante. Vous pouvez facilement les sélectionner dans cette liste. Si vous commencer à taper des caractères dans la boîte de saisie, la liste se restreint pour n'afficher que les mots-clés existants commençant par les mêmes caractères (technique dite d' "autocomplétion").

Une fois qu'un mot-clé a été ajouté à un document, si vous cliquez sur ce mot-clé vous revenez à la liste des documents en affichant tous les documents qui sont associés au même mot-clé.

Pour supprimer un mot-clé, cliquez sur l'icône devant le mot-clé.

Si je supprime un modèle, cela supprimera-t-il les projets créés à partir de ce modèle ?

Non. Planzone copie les informations du modèle lors de la création d'un projet à partir de ce modèle. Il n'y a plus ensuite aucun lien entre le projet et le modèle.

Si je supprime un modèle qui a été publié, cela supprime-t-il le modèle public ?

Non. La version publique du modèle est une copie. Elle n'est pas supprimée quand vous supprimez le modèle de votre Planzone.

Si vous souhaitez supprimer la version publique de votre modèle, cliquez sur le lien "Annuler la publication" dans la liste des modèles.