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Glossaire

Vous trouverez ici une définition des termes les plus couramment utilisés sur Planzone.


Activité

Une activité est un élément spécifique ou une phase avec des dates planifiées dans un planning de projet. Les activités peuvent être hiérarchisées, de sorte qu’une activité parente peut avoir des sous-activités jusqu’à 5 différents niveaux de hiérarchie. Les activités peuvent être assignées à une ou des ressources avec la possibilité de renseigner un volume d’heures pour lequel chaque ressource est affectée à cette activité.

Les activités de projet sont listées dans la page Planning du projet. Les activités assignées à des membres de l’équipe de projet sont listées par date et par ordre alphabétique sur la page Mes activités de tout utilisateur de Planzone.


Administrateur d’une Planzone

L’Administrateur d’une Planzone est un utilisateur qui bénéficie de toutes les permissions sur la Planzone. Il peut modifier les paramètres de configuration de la Planzone (nom, logo) et gérer tous les membres de la Planzone. Il peut créer des projets et gérer les modèles de projets. Il a également les droits de Gestion du projet sur tous les projets présents sur la Planzone.

Le propriétaire de la Planzone est par défaut le seul Administrateur de la Planzone. Il peut être néanmoins utile pour de grandes entreprises d’avoir plusieurs Administrateurs : c’est pourquoi il est possible pour un Administrateur d’attribuer le rôle Administrateur à un autre membre de la Planzone.


Affectation

Une affectation est un volume horaire spécifique sur lequel une ressource est assignée à l’accomplissement d’une activité de projet. Les activités peuvent avoir une affectation ou plus. Les affectations sur des sous-activités sont consolidées sur l’activité parente.


Alerte

Les alertes sont des notifications d’actions s’étant produites sur Planzone et liées à vos projets ou vos invitations. Vous pouvez choisir le volume d’alertes à afficher selon leur date d’apparition. Il existe deux types d’alertes : « personnelles » et « publiques ».

Les alertes « personnelles » sont générées à partir de vos actions ou d’actions d’autres membres de votre Planzone vous concernant directement.

Les alertes « publiques » vous signalent des événements concernant l’ensemble de la communauté d’utilisateurs de Planzone.


Discussion

Dans Planzone on peut associer une discussion à différentes choses. Les tâches et les jalons ont chacun une discussion associée. D'autres entités de la Planzone, telles que les projets, les activités ou les documents, peuvent avoir plusieurs discussions associées, identifiées par des sujets différents. Les membres de l'équipe d'un projet peuvent commencer une discussion et ajouter des commentaires dans une discussion existante.


Document

Un document est un fichier stocké dans la zone d’échange documentaire d’un projet. Cette zone peut être découpée en dossiers. Quand un nouveau fichier est chargé, une nouvelle version du document est créée. Les documents peuvent être de tout type et de tout format, et leur taille peut aller jusqu’à 200 Mo.


Dossier

C'est une zone de stockage des documents d'un projet. On retrouve les dossiers dans l'onglet Documents d'un projet. Les noms des dossiers sont affichés sur le côté gauche de la liste des documents. Le "dossier public" contient par défaut tous les documents des projets. Le chef de projet peut créer des dossiers pour classer les documents par type ou catégorie. Il peut aussi attribuer des droits d'accès spécifiques sur chaque dossier pour n'autoriser que certains membres de l'équipe à accéder à un dossier et à gérer les documents de ce dossier.


Droits sur un projet

Les droits sur un projet sont attribués individuellement aux membres de l’équipe de projet. Différents degrés de droits sont possibles (classés hiérarchiquement) : « Consultation seulement », « Consultation et édition », « Gestion du projet ». Le Responsable du projet se voit toujours attribué des droits de « Gestion du projet ». Néanmoins cette autorisation peut être attribuée à d’autres membres de l’équipe, permettant ainsi de partager davantage les responsabilités.


Feuilles de temps

Mes feuilles de temps :
La feuille de temps individuelle de chaque membre d'équipe est un tableau qui affiche le temps passé sur les activités de chaque projet. Un membre d'équipe peut facilement remplir les cases avec le nombre d'heures qu'il a passées sur une activité donnée un jour donné. Pour partager cette information avec le chef de projet, il suffit de cliquer sur "Valider" et le chef de projet peut vaoir les temps passés par chaque membre d'équipe dans la feuiile de temps du projet. Le chef de projet ou le membre d'équipe peuvent démarrer une discussion pour un problème concernant le temps passé ou le reste à faire.

Feuilles de temps d'un projet :
La feuille de temps d'un projet est un tableau dans lequel le chef de projet peut voir les feuilles de temps individuelles de chaque membre de l'équipe, avec les heures affectées et le reste à faire sur chaque activité du projet. Une fois qu'un membre d'équipe a validé son temps passé, le chef de projet peut intégrer ce temps passé dans le planning du projet, ce qui a pour effet de recalculer le reste à faire. Le chef de projet peut aussi démarrer une discussion avec le membre d'équipe au sujet d'un retard ou d'autres problèmes.
De plus le chef de projet a maintenant une meilleure visibilité sur la charge restante pour terminer une activité. ainsi la prochaine fois que quelqu'un aura à travailler sur une activité similaire, le chef de projet pourra faire uen meilleure estimation des heures affectées. Le processus de suivi des temps permet donc d'avoir une meilleure visibilité sur les coûts des ressources et par là même une meilleure gestion du budget.


Groupe

L'équipe projet et les membres de la Planzone peuvent être organisés en groupes. Un groupe peut ensuite être utilisé pour envoyer rapidement un e-mail à plusieurs utilisateurs, ou assigner une tâche ou une activité rapidement à plusieurs utilisateurs.


Indisponibilité

C'est une période pendant laquelle un membre de la Planzone n’est pas disponible pour être affecté à une activité. L’indisponibilité d’un membre doit être définie pour chaque Planzone dans laquelle un utilisateur est membre. Ces périodes peuvent être réglées automatiquement en sélectionnant un calendrier de la semaine et un calendrier des jours fériés dans la section Indisponibilités de l’onglet Mon planning. Les périodes d’indisponibilités peuvent aussi être entrées manuellement à cet endroit.


Jalon

Un jalon est une date importante du déroulement d’un projet, souvent liée à un livrable ou un événement du projet.

Seuls les utilisateurs ayant des droits de Gestion du Projet peuvent gérer (création, édition, suppression) des jalons dans un projet.


Membre de l’équipe

Un membre de l’équipe de projet est un utilisateur qui a été assigné à un travail sur un projet. Cela implique qu’il a été invité sur la Planzone de ce projet, et qu’il a été ajouté à l’équipe de projet par le Propriétaire de la Planzone (ou tout membre bénéficiant de droits de Gestion du projet).

Tous les membres de l’équipe de projet peuvent consulter les informations et les données du projet. Des droits spécifiques attribués à chaque membre de l’équipe définissent les données que ceux-ci peuvent modifier.


Membre d’une Planzone

Un membre d’une Planzone est un utilisateur qui a rejoint cette Planzone en acceptant l’invitation d’un membre existant. Un membre d'une Planzone peut recevoir le rôle Administrateur de la part d'un Administrateur de la Planzone.


Menus

Il existe 5 types de menus sur le service Planzone :

« Navigateur Planzone » – C'est le menu de navigation principal en haut à gauche de toutes les pages sur Planzone. La partie haute de ce navigateur affiche le nom de la Planzone consultée et le logo qui y est associé. En cliquant sur cette zone on revient toujours à la page d'accueil de la Planzone. La partie basse permet d'accéder en un clic à chaque projet ouvert pour lequel l’utilisateur fait partie de l’équipe projet. Le lien Autres Planzones permet de changer de Planzone (ou d'en créer une nouvelle). Le lien "Administration" fournit un accès aux fonctions d'administration de la Planzone.

« Onglets » – L'ensemble des onglets sur le haut de l’écran fonctionne comme un menu, qui est différent selon que l'on est dans un projet, dans la section Accueil ou dans la section Administration.

« Vues » – Certains onglets possèdent plusieurs vues qui offrent différentes manières d’afficher les informations. Apparaît alors dans ce cas un menu de vues sous les onglets. Dans d'autres cas ce menu est remplacé par le composant de recherche.

« Menu de page » – Le menu de page, composé d’icônes et de texte, est situé juste en dessous des sous-onglets. Lorsqu’il est présent, ce menu permet à l’utilisateur de Planzone d’exécuter différentes actions spécifiques à cette page pour afficher l'aide contextuelle de la page, imprimer, exporter la page vers un fichier Excel, ou souscrire à un flux RSS.

« Menu de service Planzone » – Ce menu texte est situé sur le coin de page en haut à droite. Il permet d’exécuter des actions spécifiques à un utilisateur de Planzone et fournit un accès aux services généraux de Planzone, tels que l’aide ou l’accès à un formulaire de commentaires.


Modèle

Un modèle définit une structure de projet par défaut, contenant des membres d’équipe, des activités, des jalons, des tâches, des documents et des pages wiki. Un modèle est développé sur une Planzone, et peut être utilisé sur cette Planzone uniquement, ou copié vers une liste publique de modèles, ce qui le rend accessible à la communauté d’utilisateurs du service Planzone. Les modèles de projet ont été développés pour vous permettre de gagner du temps dans le cas de création de projets s’appuyant sur une structure identique.


Mon compte

Cette rubrique est un ensemble d’options permettant à un utilisateur de définir ses préférences d’affichage et de fonctionnement global sur toutes les Planzones dont il est membre. Ces paramètres sont réglables depuis la section Mon compte dans le menu du service Planzone, et incluent :

« Profil » – options pour définir le nom d’un membre, son adresse e-mail et sa photo

« Préférences » – options pour définir la langue, le fuseau horaire, les formats de date et d’heure

« Modification du mot de passe » – option pour redéfinir le mot de passe d’un utilisateur

« Paramètres d’envoi automatique de rapports » – options pour définir la fréquence et le type des rapports générés automatiquement par Planzone

« Paramètres des alertes » – options pour inclure ou exclure les notifications de certaines actions, et choisir la méthode de notification (en ligne seulement ou par e-mail)

« Paramètres de l'aide » – options pour afficher ou cacher l'aide "Premiers pas" sur toutes les pages de Planzone


Mot-clé

Un ou plusieurs mot-clés peuvent être appliqués à un document d'un projet. Les document peuvent ensuite être recherchés par mot-clé.


Planzone

Une Planzone est un espace collaboratif créer par un utilisateur (le Propriétaire de la Planzone) dans lequel d’autres utilisateurs peuvent être invités pour participer aux projets.

Une Planzone a une formule d'abonnement qui détermine le nombre maximum de projets pouvant être créés, le nombre maximum d’utilisateurs pouvant être invités, ainsi que l’espace de stockage maximum pouvant être utilisé pour les documents dans cette Planzone. Le Propriétaire d’une Planzone peut changer la formule d’abonnement pour augmenter ces limites.


Projet

Un projet est une méthode d’organisation des tâches et de partage d’information entre plusieurs personnes dans le but d’atteindre un objectif commun. Un projet est défini sur une Planzone, et est supervisé par un Responsable de projet. Les utilisateurs qui participent au projet sont appelés Membres de l’équipe de projet.


Propriétaire d’une Planzone

Le Propriétaire d’une Planzone est l’utilisateur ayant créé une Planzone (via le formulaire d’inscription). Il bénéficie de droits exclusifs pour la gestion de la formule d’abonnement de la Planzone.


Raccourcis

Ce sont les boutons qui apparaissent en bas du navigateur Planzone et qui vous permettent de réaliser une action rapidement où que vous soyez dans la Planzone. Actuellement vous pouvez envoyer un e-mail à d'autres membres de la Planzone ou créer une tâche pour un de vos projets.


Rapports automatiques

Les rapports automatiques sont des e-mails formatés spécifiquement et qui concernent Planzone ou votre activité de projet : ceux-ci sont envoyés par le service Planzone. La fréquence des envois peut être modifiée par le biais de l’onglet Paramètres d’envois automatiques de rapports dans la section Mon compte.

Il existe actuellement un seul format de rapport : le rapport d’activité Planzone, qui est une synthèse des différentes actions s’étant produites sur une Planzone spécifique depuis le dernier rapport envoyé, ainsi que les nouvelles activités ou les tâches urgentes ou en retard vous concernant.


Responsable du projet

Un Responsable de projet est l’utilisateur qui est en charge du projet. Il a toujours des droits de Gestion du projet, et peut modifier toutes les données du projet, y compris la composition de l'équipe projet. Il ne peut y avoir qu’un seul Responsable de projet pour un projet donné (à un instant donné).


Ressource

Une ressource est une entité ayant une disponibilité limitée et pouvant être assignée aux activités d’un planning de projet.

Il existe deux types de ressources sur Planzone : les ressources humaines, qui sont en fait les membres de la Planzone, et les « autres ressources » qui peuvent être matérielles, comme un véhicule d’entreprise, une salle de formation ou un ordinateur portable. Ces autres ressources sont définies et disponibles sur tous les projets d’une Planzone.


Rôle Planzone

Un rôle Planzone est un ensemble de droits qui s’appliquent sur une Planzone. Un rôle est attribué à tout membre d’une Planzone.

Les rôles suivants sont possibles (classés selon des droits croissants) : « Membre », « Administrateur » et « Propriétaire » d’une Planzone.


Tâche

Une tâche est un travail à accomplir. Une tâche est toujours associée avec un projet de la Planzone, et peut avoir un degré de priorité, une date butoir, et être assignée à un ou plusieurs membres de l’équipe de projet. Elle peut également rester non-assignée, signifiant ainsi qu’elle peut être accomplie par n’importe quel membre de l’équipe de projet.

Chaque projet possède une liste de tâches qui peut être réorganisée manuellement en regroupant les tâches par activité. Les tâches assignées aux membres de l’équipe de projet sont listées par date et par ordre alphabétique dans les pages Accueil et Mes tâches de tout utilisateur de Planzone.


Utilisateur de Planzone

Un utilisateur de Planzone est une personne utilisant le service Planzone.

Un utilisateur de Planzone est identifié de façon unique par son adresse e-mail. Cette adresse est utilisée pour son login, et la réception de rapports d’activités et d’alertes.

Un utilisateur de Planzone peut être membre de plusieurs Planzones mais possède un profil unique pour ses différentes inscriptions.


Utilisateur virtuel

Un utilisateur « virtuel » est un membre d’une équipe de projet qui n’est pas réellement un membre de la Planzone. Il peut être créé et utilisé par un chef de projet permettant ainsi de mettre en place une structure de travail pour une personne n’étant pas présente sur la Planzone. Les utilisateurs virtuels peuvent être remplacés par des membres de la Planzone à tout moment du déroulement du projet.


Wiki

Un wiki est un système de gestion de pages web (articles) que les membres d’une Planzone peuvent consulter et éditer. Ces pages contiennent du texte, des images et des liens permettant une navigation interne (vers d’autres pages du wiki) et externe (vers des adresses http://). Il est également possible de définir une page d'accueil et un menu du wiki.

Un espace wiki est disponible sur chaque projet de la Planzone.