Un membre d'une équipe projet est un utilisateur qui a été assigné à travailler sur un projet. Cela signifie que ce membre a été invité sur le projet par un chef de projet (personne qui a les droits de gestion de projet sur ce projet). Les membres de l'équipe projet peuvent consulter toutes les données présentes dans le projet. Leur permission définit quelles données ils peuvent éditer.

Un membre qui a les droits "gestion de projet" peut aussi créer des utilisateurs virtuels. Un utilisateur virtuel peut être assigné à des tâches ou des activités comme un membre réel de l'équipe projet. Cette fonction est pratique quand on ne sait pas encore qui sera assigné sur certaines parties du projet. A partir du moment ou on sait qui doit réaliser ces assignations, les gestionnaire de projet peut remplacer l'utilisateur virtuel par un membre de l'équipe projet. Dans ce cas, toutes les assignations de l'utilisateur virtuel passeront sur le membre de l'équipe. Dans les modèles de projet, l'équipe projet est uniquement composée d'utilisateurs virtuels.

Le Chef de projet peut aussi définir des groupes à l'intérieur de l'équipe projet. Les groupes permettent d'effectuer plus rapidement des assignations: au lieu d'assigner des membres un par un, on peut assigner directement un groupe.